Електронно трудово досие
Електронен архив на трудовото досие на всеки служител. Документите се създават, подписват, изпращат и съхраняват по електронен път, с пълна юридическа сила.
Тази страница е преглед на модула. Подробни инструкции ще бъдат добавени.
Възможности
- Всички документи на едно място – едно досие за всеки служител с договори, анекси, заповеди, удостоверения, служебни бележки и други документи, свързани с трудовото правоотношение.
- Подредено досие – папки, определени от работодателя (например назначаване, период на работа, прекратяване, ЗБУТ, фишове за заплата, дигитализирано хартиено досие), както и параметри и цветни етикети към всеки документ. Подписаните документи са видимо отбелязани.
- Електронно подписване – документите се подписват с КЕП, а всяко действие се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат.
- Достъп на служителя – служителите преглеждат и изтеглят документите в своето досие.
- Действия с документите – преглед, изтегляне, преименуване, добавяне на описание, замяна с нова версия, конвертиране в PDF, преглед на дневника на действията. Вижте Прикачени файлове.
- Връзка с другите модули – документите се вписват автоматично в Регистри; заявленията и заповедите за отсъствия и заявленията от служители стават част от досието.
От хартия към електронно досие
- Дигитализираните хартиени досиета се импортират групово.
- Оправомощени служители заверяват импортираните документи спрямо хартиените оригинали с КЕП, наведнъж за цялата партида.
- Хибриден режим – служителите могат да продължат да подават хартиени документи; системата проследява отпечатаните копия и хартиените предавания.
Видове документи
| Създадени от | Примери |
|---|---|
| Работодателя | Длъжностни характеристики, заповеди, удостоверения, служебни бележки, докладни записки, декларации. |
| Служителя | Заявления, молби, декларации, уведомления, съгласия, доклади. |
| Двете страни | Трудови договори, споразумения по чл. 107 от КТ, допълнителни споразумения. |
| Трети лица | Документи за здравословно състояние, образование и квалификация, запорни съобщения. |
Сигурност и правно основание
- Двуфакторна автентикация; достъп само за оправомощени служители.
- Всяко добавяне, промяна или преглед се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат, с пълна история кой, кога и от кой адрес е извършил действието.
- Документите се обменят чрез услуга за електронна препоръчана поща.
- Правно основание: Регламент (ЕС) № 910/2014 (eIDAS), Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги и Наредба за електронните документи в трудовото досие.
В профила на служителя досието е разделът Досие – вижте Профил на служителя.