Expediente digital del empleado
Archivo electrónico del expediente de personal de cada empleado. Los documentos se crean, firman, envían y conservan electrónicamente, con plena validez legal.
Esta página es una descripción general del módulo. Se añadirán instrucciones paso a paso.
Funciones
- Todos los documentos juntos: un expediente por empleado para contratos, anexos, órdenes, certificados, referencias y demás documentos laborales.
- Expediente organizado: carpetas definidas por el empleador (por ejemplo, alta, periodo de trabajo, baja, prevención de riesgos laborales, nóminas, expediente en papel digitalizado), además de parámetros y etiquetas de colores en cada documento. Los documentos firmados se marcan de forma visible.
- Firma electrónica: los documentos se firman con firma electrónica cualificada y cada acción se certifica con un sello de tiempo electrónico cualificado.
- Acceso del empleado: los empleados ven y descargan los documentos de su propio expediente.
- Acciones sobre documentos: ver, descargar, cambiar el nombre, añadir una descripción, sustituir por una nueva versión, convertir a PDF y consultar el registro de actividad. Consulte Adjuntos.
- Conexión con otros módulos: los documentos se registran automáticamente en Registros; las solicitudes y órdenes de ausencia y las solicitudes de empleados pasan a formar parte del expediente.
Del papel al formato electrónico
- Los expedientes en papel digitalizados se importan en bloque.
- El personal autorizado certifica en un solo lote, con firma electrónica cualificada, la conformidad de los documentos importados con los originales en papel.
- Modo híbrido: los empleados pueden seguir presentando documentos en papel; el sistema controla las copias impresas y las entregas en papel.
Tipos de documentos
| Creados por | Ejemplos |
|---|---|
| El empleador | Descripciones de puestos, órdenes, certificados, referencias, notas oficiales, declaraciones. |
| El empleado | Solicitudes, peticiones, declaraciones, notificaciones, consentimientos, informes. |
| Ambas partes | Contratos de trabajo, acuerdos según el art. 107 del Código del Trabajo búlgaro, acuerdos adicionales. |
| Terceros | Documentos sanitarios, de formación y de cualificación, notificaciones de embargo. |
Seguridad y base legal
- Autenticación en dos pasos; acceso solo para el personal autorizado.
- Cada alta, modificación o consulta se certifica con un sello de tiempo electrónico cualificado, con el historial completo de quién, cuándo y desde qué dirección.
- Los documentos se intercambian a través de un servicio de entrega electrónica certificada.
- Base legal: Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS), la Ley búlgara de documentos electrónicos y servicios electrónicos de confianza, y el reglamento sobre documentos electrónicos en el expediente de personal.
En el perfil del empleado, el expediente es la sección Expediente; consulte Perfil del empleado.